LA PANDEMIA FORZÓ A SU EMPRESA AL TRABAJO REMOTO,
SU SIGUIENTE PASO DEBE SER AUTOMATIZAR LOS PROCESOS DE APROBACIONES Y CUENTAS POR PAGAR PARA GANAR EFICIENCIAS Y OPTIMIZAR EL CAPITAL DE TRABAJO

Imagine un sistema que automatiza todo el proceso de Cuentas por Pagar de su empresa, haciendo más eficiente su back office y a la vez maximizando su capital de trabajo!!

Con la situación originada por la pandemia, aumentó sustancialmente el trabajo remoto o virtual; sin embargo, muchas empresas no están preparadas para hacer este modelo sostenible y escalable. Hoy día existen herramientas en la nube que permiten lograr esto de forma eficiente y aprovechando lo último en tecnología como “machine learning” e “inteligencia artificial”. En el mercado hay soluciones tecnológicas para empresas pequeñas y grandes.

Debido a las restricciones de movilidad que ha habido en los países durante los últimos meses, muchas empresas tuvieron que aceptar el recibir las facturas de sus proveedores por eMail. En los países donde las autoridades fiscales aún no han implementado facturación electrónica, éstas empresas tendrán que enfrentar el reto de documentar adecuadamente su contabilidad, además de los aspectos de seguridad, cumplimiento fiscal y control interno que ello supone.

Adicionalmente, en muchos casos los empresarios y sus directores financieros se quejan de tener procesos ineficientes de cuentas por pagar, sus principales preocupaciones son:

• Facturas no registradas o contabilizadas con errores
• Las áreas contables tardan mucho tiempo en registrar las facturas
• Demasiados procesos manuales y basados en papeles
• Largos y dispendiosos procesos de autorización
• Falta de visibilidad de dónde están las facturas recibidas de proveedores, no se conoce si ya se procesaron, si ya se cerraron las Órdenes de Compra ni hay fechas claras sobre cuándo se van a pagar

Todo esto redunda en reclamos de los proveedores; o lo que es más grave, en una falta de información confiable para que la Gerencia pueda aprovechar al máximo el crédito comercial de los suplidores.

Soluciones en la nube

La buena noticia es que hoy día existen soluciones tecnológicas en la nube que complementan los sistemas contables o ERPs de una forma fácil y a costos razonables; son programas robustos y seguros, que digitalizan los procesos completos desde la requisición y orden de compra hasta el registro de la factura, con rutas de autorización (workflows) donde los jefes o autorizadores puedan visualizar los documentos en archivos PDF desde sus computadoras en casa e inclusive desde sus smartphones.

Estas herramientas de software permiten además, dar seguimiento a los indicadores de desempeño (KPIs) con los que se puede monitorear la eficiencia de las áreas contables y administrativas, pero también se puede dar seguimiento a las programaciones de pagos a proveedores. Con esto se logra maximizar el aprovechamiento del crédito, cuidando a la vez de las relaciones con estos importantes socios estratégicos como son los proveedores.

Tomando acciones hacia la post-pandemia

Una vez hemos pasado esta primera fase de adaptarnos forzadamente a la nueva realidad, para que las empresas no se detengan en su operación y también para dar visibilidad oportuna a las áreas financieras de los verdaderos pasivos de la empresa, es importante ir a un siguiente paso de madurez en la automatización de procesos de las Cuentas por Pagar.

Con la opción de licenciamiento en la nube, no se necesita hacer grandes inversiones iniciales; inclusive existen opciones de tercerizar estos procesos para buscar ahorros y variabilizar los costos en función al volumen de documentación real procesada en el mes.

Atrévase a explorar nuevas formas de hacer las cosas, dé el siguiente paso, vaya en avanzada aprovechando los beneficios de la tecnología actual y prepárese para la era de la post-pandemia!

En BOOCS le podemos ayudar a diseñar e implementar su estrategia tecnológica de automatización de procesos de Cuentas por Pagar.

Milton Solano
Socio de BOOCS

A continuación usted podrá ver las estrategias más efectivas para su negocio y hacer frente a la pandemia mundial que afecta a las economías, vea nuestro podcast y video para que se entere sobre esta actualidad.

En el mundo competitivo de hoy, es imprescindible controlar los costos para proteger la rentabilidad.  Para que una empresa sea exitosa todas las diferentes áreas deben estar involucradas; los empleados, las estrategias, las decisiones financieras y cualquier iniciativa de negocio deben responder a las necesidades cambiantes de los clientes y las tendencias del mercado. Dado que una empresa no siempre puede anticipar el futuro, su única alternativa es afinar sus procesos internos para una óptimo rendimiento, de tal forma que pueda reasignar recursos rápidamente a medida que aparezcan nuevas oportunidades.

Para liberar fondos sin perjudicar las líneas de negocio existentes, los costos deben racionalizarse por medio de la mejora en procesos. Las nuevas tecnologías proporcionan algunos ahorros, pero sólo cuando los procesos subyacentes son fundamentalmente sólidos y eficientes; por muy buena que sea la tecnología implantada por la empresa, si los procesos son ineficientes, será difícil obtener los ahorros y el retorno sobre la inversión.

El control de costos se ha convertido en una parte integral de la buena administración de las empresas y en un imperativo estratégico en el entorno empresarial actual y futuro, pero si la alta gerencia no impulsa activamente un programa de reducción de costos, esto no sucederá. No importa si no se cumple en todo el detalle con cada iniciativa al principio de un programa de optimización, lo más importante que la organización en su conjunto se mueva en la dirección correcta.

Un programa de optimización debe ser continuo y cubrir todas las áreas de la empresa. Debe analizar críticamente las formas actuales de ejecutar los procesos y de hacer negocios a la vez que se compara con otras empresas exitosas o con la competencia, para identificar los puntos de referencia y las mejores prácticas. El programa debe permitir ajustes macro y micro, pero hay que evitar la parálisis por análisis. Su objetivo final debe ser una transformación de gran alcance, cualquier intento de reducir los costos sin emprender un cambio estructural sólo producirá resultados a corto plazo. En el peor de los casos, puede poner a una empresa en desventaja competitiva y dañar seriamente sus perspectivas a largo plazo.

El siguiente gráfico muestra las tres fases de un programa de optimización: evaluación, diseño e implementación. Cada fase incluye procesos diseñados para crear un marco común y lograr que la organización compre la idea y se comprometa a ejecutarla.

Este enfoque tiene varios objetivos:

• Mejorar los procesos en todas las áreas de la empresa, desde la producción, la comercialización, la administración y las finanzas
• Reducir los costos sin afectar al cliente, el producto, la capacidad de producción o entrega de los servicios
• Optimizar la asignación de recursos para maximizar el valor de los accionistas
• Aprovechar al máximo la tecnología
• Crear oportunidades y una cultura para el crecimiento y la innovación

Cuando se lleva a cabo exitosamente un programa de optimización, bien estructurado y disciplinado, los resultados suelen ser muy positivos; sin embargo, hay que hacer decisiones y elecciones difíciles y a veces, se requieren cambios a gran escala. Es parte de la naturaleza humana el resistir el cambio, por lo cual una implementación acelerada ayuda a obtener ganancias rápidas que generan confiabilidad. No hay que olvidar que el “momentum” siempre es crucial.