LA PANDEMIA FORZÓ A SU EMPRESA AL TRABAJO REMOTO,
SU SIGUIENTE PASO DEBE SER AUTOMATIZAR LOS PROCESOS DE APROBACIONES Y CUENTAS POR PAGAR PARA GANAR EFICIENCIAS Y OPTIMIZAR EL CAPITAL DE TRABAJO
Imagine un sistema que automatiza todo el proceso de Cuentas por Pagar de su empresa, haciendo más eficiente su back office y a la vez maximizando su capital de trabajo!!
Con la situación originada por la pandemia, aumentó sustancialmente el trabajo remoto o virtual; sin embargo, muchas empresas no están preparadas para hacer este modelo sostenible y escalable. Hoy día existen herramientas en la nube que permiten lograr esto de forma eficiente y aprovechando lo último en tecnología como “machine learning” e “inteligencia artificial”. En el mercado hay soluciones tecnológicas para empresas pequeñas y grandes.
Debido a las restricciones de movilidad que ha habido en los países durante los últimos meses, muchas empresas tuvieron que aceptar el recibir las facturas de sus proveedores por eMail. En los países donde las autoridades fiscales aún no han implementado facturación electrónica, éstas empresas tendrán que enfrentar el reto de documentar adecuadamente su contabilidad, además de los aspectos de seguridad, cumplimiento fiscal y control interno que ello supone.
Adicionalmente, en muchos casos los empresarios y sus directores financieros se quejan de tener procesos ineficientes de cuentas por pagar, sus principales preocupaciones son:
- Facturas no registradas o contabilizadas con errores
- Las áreas contables tardan mucho tiempo en registrar las facturas
- Demasiados procesos manuales y basados en papeles
- Largos y dispendiosos procesos de autorización
- Falta de visibilidad de dónde están las facturas recibidas de proveedores, no se conoce si ya se procesaron, si ya se cerraron las Órdenes de Compra ni hay fechas claras sobre cuándo se van a pagar
Todo esto redunda en reclamos de los proveedores; o lo que es más grave, en una falta de información confiable para que la Gerencia pueda aprovechar al máximo el crédito comercial de los suplidores.
Soluciones en la nube
La buena noticia es que hoy día existen soluciones tecnológicas en la nube que complementan los sistemas contables o ERPs de una forma fácil y a costos razonables; son programas robustos y seguros, que digitalizan los procesos completos desde la requisición y orden de compra hasta el registro de la factura, con rutas de autorización (workflows) donde los jefes o autorizadores puedan visualizar los documentos en archivos PDF desde sus computadoras en casa e inclusive desde sus smartphones.
Estas herramientas de software permiten además, dar seguimiento a los indicadores de desempeño (KPIs) con los que se puede monitorear la eficiencia de las áreas contables y administrativas, pero también se puede dar seguimiento a las programaciones de pagos a proveedores. Con esto se logra maximizar el aprovechamiento del crédito, cuidando a la vez de las relaciones con estos importantes socios estratégicos como son los proveedores.
Tomando acciones hacia la post-pandemia
Una vez hemos pasado esta primera fase de adaptarnos forzadamente a la nueva realidad, para que las empresas no se detengan en su operación y también para dar visibilidad oportuna a las áreas financieras de los verdaderos pasivos de la empresa, es importante ir a un siguiente paso de madurez en la automatización de procesos de las Cuentas por Pagar.
Con la opción de licenciamiento en la nube, no se necesita hacer grandes inversiones iniciales; inclusive existen opciones de tercerizar estos procesos para buscar ahorros y variabilizar los costos en función al volumen de documentación real procesada en el mes.
Atrévase a explorar nuevas formas de hacer las cosas, dé el siguiente paso, vaya en avanzada aprovechando los beneficios de la tecnología actual y prepárese para la era de la post-pandemia!
En BOOCS le podemos ayudar a diseñar e implementar su estrategia tecnológica de automatización de procesos de Cuentas por Pagar.
Milton Solano
Socio de BOOCS