En el mundo competitivo de hoy, es imprescindible controlar los costos para proteger la rentabilidad.  Para que una empresa sea exitosa todas las diferentes áreas deben estar involucradas; los empleados, las estrategias, las decisiones financieras y cualquier iniciativa de negocio deben responder a las necesidades cambiantes de los clientes y las tendencias del mercado. Dado que una empresa no siempre puede anticipar el futuro, su única alternativa es afinar sus procesos internos para una óptimo rendimiento, de tal forma que pueda reasignar recursos rápidamente a medida que aparezcan nuevas oportunidades.

Para liberar fondos sin perjudicar las líneas de negocio existentes, los costos deben racionalizarse por medio de la mejora en procesos. Las nuevas tecnologías proporcionan algunos ahorros, pero sólo cuando los procesos subyacentes son fundamentalmente sólidos y eficientes; por muy buena que sea la tecnología implantada por la empresa, si los procesos son ineficientes, será difícil obtener los ahorros y el retorno sobre la inversión.

El control de costos se ha convertido en una parte integral de la buena administración de las empresas y en un imperativo estratégico en el entorno empresarial actual y futuro, pero si la alta gerencia no impulsa activamente un programa de reducción de costos, esto no sucederá. No importa si no se cumple en todo el detalle con cada iniciativa al principio de un programa de optimización, lo más importante que la organización en su conjunto se mueva en la dirección correcta.

Un programa de optimización debe ser continuo y cubrir todas las áreas de la empresa. Debe analizar críticamente las formas actuales de ejecutar los procesos y de hacer negocios a la vez que se compara con otras empresas exitosas o con la competencia, para identificar los puntos de referencia y las mejores prácticas. El programa debe permitir ajustes macro y micro, pero hay que evitar la parálisis por análisis. Su objetivo final debe ser una transformación de gran alcance, cualquier intento de reducir los costos sin emprender un cambio estructural sólo producirá resultados a corto plazo. En el peor de los casos, puede poner a una empresa en desventaja competitiva y dañar seriamente sus perspectivas a largo plazo.

El siguiente gráfico muestra las tres fases de un programa de optimización: evaluación, diseño e implementación. Cada fase incluye procesos diseñados para crear un marco común y lograr que la organización compre la idea y se comprometa a ejecutarla.

Este enfoque tiene varios objetivos:

• Mejorar los procesos en todas las áreas de la empresa, desde la producción, la comercialización, la administración y las finanzas
• Reducir los costos sin afectar al cliente, el producto, la capacidad de producción o entrega de los servicios
• Optimizar la asignación de recursos para maximizar el valor de los accionistas
• Aprovechar al máximo la tecnología
• Crear oportunidades y una cultura para el crecimiento y la innovación

Cuando se lleva a cabo exitosamente un programa de optimización, bien estructurado y disciplinado, los resultados suelen ser muy positivos; sin embargo, hay que hacer decisiones y elecciones difíciles y a veces, se requieren cambios a gran escala. Es parte de la naturaleza humana el resistir el cambio, por lo cual una implementación acelerada ayuda a obtener ganancias rápidas que generan confiabilidad. No hay que olvidar que el “momentum” siempre es crucial.