Uno de los principales roles del Director Financiero es examinar cada proceso que involucra transacciones financieras, para determinar dónde existe riesgo de pérdida de activos e implementar puntos de control que impidan que se produzcan esas pérdidas.
La situación más común en la que se necesita un punto de control, es cuando se comenten errores inocentes en el procesamiento de una transacción. Por ejemplo, un empleado de cuentas por pagar descuida comparar el precio de la factura recibida de un proveedor con el precio autorizado que aparece en la orden de compra, lo que en ocasiones, da como resultado que la empresa pague más de lo que debería. Este tipo de situaciones pueden ocurrir por falta de entrenamiento de los empleados, por falta de funcionalidad del sistema contable, por descuido, o por una combinación de circunstancias que no fueron previstas cuando se diseñó originalmente el proceso contable.
Muchas áreas potenciales de pérdida de activos están relacionadas con ese tipo de errores menores o poco comunes que los contadores frecuentemente pasan por alto en el diseño de los procesos y del sistema de controles internos transaccionales. Otros procesos tienen un potencial de riesgo muy alto de pérdida, y usualmente se implementan excesivos controles cruzados que hacen ineficientes los procesos. De ahí la importancia de que, quien diseñe el sistema de control debe encontrar un balance entre control y eficiencia, así como tener muy claros los objetivos de cada control.
Factores como el riesgo percibido, el costo de implementación y la eficiencia tendrán un impacto en el diseño de los sistemas de control, así como también el tipo de control preventivo o detectivo de cada control que se contempla. No hay que olvidar que la mayoría de ERPs o sistemas computarizados contables ya traen incluidos en sus funcionalidades básicas muchos controles, así como reportes que pueden usarse para hacer verificaciones, cuadres y auditorías.
Por otro lado, la pérdida potencial de activos más temida, no es a través de errores transaccionales menores, sino las que se dan por medio del fraude deliberado por parte de los empleados, ya que las transacciones se enmascaran deliberadamente, haciendo que sea mucho más difícil detectarlas. Los tipos más comunes de fraude perpetrados son:
- Robo de efectivo y desvío de dinero de cuentas bancarias
- Abuso en las cuentas de gastos de viaje u otros
- Tergiversación de cifras representadas en informes financieros
- Robo de activos fijos
- Robo de inventarios y suministros
- Compras para uso personal
- Sobornos de proveedores