Conceptualmente, los servicios compartidos consisten en la concentración geográfica del personal de la empresa que realizan actividades similares, normalmente distribuidas en toda la organización, con el fin de servir a varios clientes internos a un costo más bajo y con estándares de servicio más altos, con el objetivo común de deleitar a los clientes externos y aumentar el valor de la empresa.
Los principales beneficios de los Servicios Compartidos son:
- Búsqueda del crecimiento estratégico del negocio
- Un mejor enfoque en el servicio y soporte a los clientes internos
- Permitir que las unidades de negocio se enfoquen en aspectos estratégicos de la operación
- Transferencia de actividades transaccionales de la empresa a la atención del área de Servicios Compartidos
- Concentración de recursos que realizan actividades de apoyo que son similares
- Proporcionar actividades de apoyo o Back Office a un menor costo con mejores niveles de servicio
- Mayor especialización del personal al realizar actividades similares
- Reducción de personal y por lo tanto ahorros en costos
- Aprovechamiento y optimización de las inversiones en tecnología
- Enfoque en la mejora continúa y en el incremento de la productividad
- Aumenta el valor de la empresa
Para obtener estos beneficios, las empresas de diferentes tamaños e industrias en todo el mundo han implementado el modelo de servicios compartidos que consiste en agrupar algunos de los procesos de apoyo a la empresa y las actividades no estratégicas en un unidad u organización, que a su vez trata esos procesos y actividades como el núcleo de su propio negocio.
Los servicios de apoyo corporativo son de naturaleza táctica. Son necesarios, y ejecutarlos de forma eficiente ayuda a apoyar la estrategia corporativa. Sin embargo, dichos procesos no son estratégicos por sí mismos; al concentrar estos procesos y actividades no estratégicos en un área común, bajo su propia gestión, el equipo gerencial de las unidades estratégicas de negocio se libera de tareas administrativas para gestionar sus objetivos.
Las áreas más frecuentes que se concentran en las organizaciones de Servicios Compartidos son: pagos a proveedores y acreedores, registro de las Cuentas por Pagar, elaboración de órdenes de compra, negociaciones y compras , gestión de las Cuentas por Cobrar, Contabilidad, Cumplimiento Tributario, procesamiento de planillas, procesos administrativos de Recursos Humanos, servicios tecnológicos y otros de carácter transaccional.