Tener información financiera de calidad y a tiempo puede hacer una diferencia en las decisiones tomadas por la gerencia. Sin embargo, es común encontrar que las compañías cierran los libros 10 o más días después del final del mes, y se requiere aún tiempo adicional para analizar los números para proporcionar información significativa a la Junta Directiva o los ejecutivos clave. Los problemas más comunes asociados con el proceso de cierre contable son:
- Perfeccionismo gerencial -Hay una tendencia de los Contralores a querer estar ultra-seguros de que la Información que liberan es exacta. Lo que debe entenderse es que los Estados Financieros son realmente la mejor estimación de la posición financiera de la empresa en un momento dado del tiempo. Siempre que la empresa cumpla con todas las regulaciones fiscales y contables, hay algunos tratamientos contables dentro del marco de las normas, así como ciertas mejores prácticas de procesos, que permiten a los contadores cerrar los libros de una forma más oportuna.
- Falta de procedimientos – la combinación de un número masivo de pasos para el cierre contable, con la falta de organización adecuada, causan largos períodos de cierre contable y estados financieros con errores u omisiones.
- Excesiva descentralización – normalmente los departamentos contables a nivel de unidades de negocio deben hacer sus propios cierres contables, revisar y obtener la aprobación local antes de enviarlo a las áreas contables corporativas; el problema se magnifica si hay varios niveles de consolidación antes de llegar a integrar los estados financieros a nivel de Grupo. Esto puede resultar en un intervalo de tiempo extremadamente largo antes de que la información llegue a la Junta Directiva o a los tomadores de decisiones.
- Información con poca calidad: el personal de contabilidad puede hacer un trabajo excepcional en procesar la información contable para tener estados financieros informativos y conforme a IFRS, y aún así emitir información extremadamente inexacta. El problema podría ser causado por datos transaccionales incorrectos o incompletos en los puntos de entrada de datos a nivel transaccional.
- Varios planes o catálogos de cuentas: uno de los problemas más comunes que alargan los cierres contables en los grupos empresariales, es el proceso de homogeneizar las cuentas de diferentes subsidiarias que han sido preparadas con base a diferentes nomenclaturas de cuentas. Este proceso es altamente propenso a errores y también sujeto a interpretaciones, porque la definición de una cuenta puede variar considerablemente entre la subsidiaria y la sede corporativa.
- Uso de hojas de cálculo electrónicas- el Contador típico ama el Excel; es tan sencillo extraer datos de los sistemas o módulos transaccionales, manipular la información en la hoja de cálculo y utilizar los resultados para luego ingresar las partidas contables en las cuentas de mayor. Sin embargo, este proceso requiere intervención manual y está sujeto a errores causados por mala entrada de datos y fórmulas incorrectas en las hojas de cálculo.
- Múltiples formatos de reportes financieros- una vez que el departamento de contabilidad ha completado el cierre contable, puede requerir muchos días antes de que pueda emitir los estados financieros, porque la administración de la empresa requiere tantas versiones de los mismos informes. Crear muchas variaciones en el mismo paquete de información puede introducir varios días de esfuerzo para cerrar el proceso de reporte financiero mensual.
El proceso de cierre contable inicialmente parece ser un complejo y enredado río a través del cual los contadores deben navegar dolorosamente todos los meses; sin embargo, hay múltiples maneras de administrar más eficientemente el proceso de cierre, lo que resulta en información financiera mucho más oportuna para la Gerencia y un mayor valor agregado para las empresas.